时间: 2021-07-30 09:39:57 人气: 4 评论: 0
一个高效的周例**对于团队管理来说至关重要。它不仅能解决无法准确掌握项目进展的问题，更能协助成员高效完成目标，增进团队目标感。如何高效利用周**解决问题？作者分享了几点方法，希望对你有所帮助。
周例**，想必大家都不陌生，现在大部分的公司几乎都**采用例**的方式来进行团队管理。
但除了开**和准备开**，我们每天的工作也需要如期完成。
所以如何能保证周例**的高效就成了我们平衡**议与繁重工作中非常重要的一点。
今天，我们就来聊一聊小团队怎样能高效地进行周例**。
在探讨怎样高效进行周例**之前，我们先来想一想周例**本身的价值所在。
在这里，我们先说结论，周例**可以为我们避免项目进度产生偏差的风险，而且还可以增进我们的团队目标感。
至于为什么有这些价值，我们分别站在团队 leader和团队成员的角度上来考虑一下周例**到底能为我们解决什么问题？
价值1：解决无法准确掌握项目进展的问题
作为团队 leader，最大的问题就是无法掌控项目的进度，致使无法完成自己层级工作的风险大大上升。
作为一个团队，从上到下每一层级其实都有属于自己层级的任务，下级的任务都是上级任务的拆分，所有的任务间层层关联，最终才能达成目标。
故而下级任务的进度是决定 leader本身任务进度的关键。那么周例**所做的，其实就是协助 leader掌握项目进展。
我们仔细观察一下，在周例**中，leader一直扮演的其实是一收一放的角色。
由此可见，团队 leader是以“一收一放”的操作，在周例**获得项目进展，并将自己获得的最新消息和基于此产生的步调调整同步给团队成员，以此来解决无法准确掌握项目进展的问题。
价值2：增进团队目标感
如果说掌握项目进度对于团队 leader而言是着眼于现在的需要，培养团队目标感对于 leader而言就是着眼于一段时间的未来。
对于整体团队而言，目标感是在每一次的核对和校正中不断增进的，准确的目标感能保证团队在整体方向上不至于偏差太多，落于细节任务上，也就不**有太大的问题。
价值1：协助自己高效完成目标
团队成员能够高效完成自己的任务，是基于自己在拥有正确的方向和目标的基础上小步快跑的结果。
正确的方向和目标就来源于自己与 leader的周期性核对，周例**就能保证自己的前进方向和前进步调有偏差的时候及时进行调整，从而能够高效完成目标。
价值2：困难问题寻求帮助
团队成员在任务进行的过程中，常常**遇到很多困难，有些自己可以解决，有些以当时自己的能力和资源则很难解决甚或于无法解决。
在这个时候，为了项目能够正常推进下去，就需要提出自己当前遇到的困难和需要的协助。
周例**上团队成员和 leader都在，更容易获得自己所需的帮助。所以遇到问题寻求协助也是团队成员对于周例**非常重要的诉求。
针对以上的问题，那首先我们就列明周例**需要沟通的核心内容，这里按信息同步人进行划分，也分为团队 leader和团队成员：
团队成员：
（1）任务及其拆解内容
我们已经知道，周例**对于 leader和团队成员，有非常重要的一项便是掌握任务的进展及步调。
通过任务拆解，能够清晰知道团队成员对于任务目标的把控是否准确，便于在有偏差或缺漏的时候及时修正。
任务拆解就是将手头拿到的一个大的任务拆解成可量化的一项项独立的小工作。
例如产品要做一个功能的设计，就可以拆分为功能框架设计、业务流程图设计和原型设计（具体的原型设计环节还可以拆成更细节的功能）。
把任务拆解得越细越好，这样可以避免遗漏，也能更好把握任务的全局情况和时间分配。
（2）每个任务的进展
保证了团队成员对任务目标的正确把控后，第二重要的便是清晰展示任务进展。
整体任务的计划工作量其实并不好估算，这个时候就需要用到之前已经拆解好的任务，整体任务的计划其实是由拆解的每个小任务进行组合完成的，我们需要分别对每个拆解的小任务进行工作量和估时的规划，由此得出整体任务的工作量和估时。
整体任务的进展就是由当前小任务的完成数量和小任务的总体数量进行计算得出的。
例如：一项任务拆解为 5个小任务，周例**时完成了 3个，进度就是 60%；当然这是一种比较粗糙的算法，精细一点需要将小任务当前的进度也计算进去，也可以算出计划完成度进行对比，以此得出我们的进展是否合理。
使用这种方式计算进度**更为精准，对于大的任务来说，我们仅凭第一印象估时，基本都是不准确的，只有落到每个小任务是否完成，完成多少上，才能使我们对于进度的把控更为精准。
（3）当前遇到的问题及所需协助
从团队成员的问题中，我们可以看到团队成员需要一个途径提出自己当前遇到的问题和所需的协助。
这个环节就是起这个作用，可以让团队成员针对有困难的任务提出问题，在**上可由leader提出解决途径，并调配相应的资源或人员协助解决问题。
这样就可以避免任务卡在某一个问题上无法有后续进展的困境。
团队leader：
（1）最新信息同步
为了让团队成员能够掌握到团队的最新信息，以便于团队成员能及时调整自己的任务优先级及步调，所以在周例**上需要明确同步当前公司和部门的重心，以便于团队成员提早规划后续任务的步调并合理安排优先级。
（2）再次重申目标。
在进行信息同步后，着重需要重申目标。重申目标包含两点，分别是团队重点及近期规划，和每个人手头的核心工作目标。
在每次周例**上，leader都需要跟团队成员强调这两点。避免团队成员由于目标感减弱而产生的任务遗漏或偏差。
明确了周例**的核心内容，我们再来想一想怎样高效进行周例**。
首先，我们来看看一个完整**议包含哪些阶段？各位聪明的小伙伴肯定已经想到不可能只有开**本身才算。
确实是这样，就像我们常说写文章需要虎头、猪身、豹尾一样，一个完整的**议也包含3个阶段：
既然我们希望周例**能够最大化高效，接下来我们就分别考虑如何提升这 3个阶段各自的效率，从而达到最终整个周例**的高效。
（1）**前准备阶段：
**议准备阶段可以算得上是**议的一半灵魂，它决定我们能在**议上沟通的具体内容的深度和广度。所以在**前准备我们要就**上需要沟通的内容进行整理和筛选。
我们想要提升**议准备阶段的效率，可以从以下几个角度：
（2）**议阶段
在开**阶段，是最占用所有人时间的阶段，虽然看上去时间不长，但是把每个人的时间都算上，一场周例**的成本还是非常高的。
这就要求在周例**上紧扣核心内容，不要偏题。
（3）**后总结阶段
一场周例**开完后，**后总结看似只是把**议的重点内容做个简单记录，但这个记录也是保证周例**作用的关键。大家都不太可能仅凭**上沟通就记住所有自己需要的信息，这样就难免在用到某些信息的时候需要询问或查阅。
**议纪要就避免了大家在**后反复沟通询问周例**上已经同步过的内容，需要回顾时随时查阅即可。除此之外，周例**上往往**提出很多团队成员需要修改调整的内容，也可作为大家确保任务调整不遗漏的最佳方式。
周例**总结需要两点，重要信息及任务。
结合以上两点的内容，我建议小团队使用 excel来进行周例**。
从核心沟通内容可以看出，在这 5个需要沟通的要点中，前 3个内容是由团队成员汇报，后2个内容是由团队 leader进行向下同步的。
由于团队 leader是自己一个人向下同步即可，且主题跟团队成员的有所不同，所以可使用形式不**对周例**的各个环节影响太多，故而不做过多赘述。
而作为团队成员，由于多个人需要汇报的主题类型相同，如果让大家自由发挥，则**在**后总结阶段花费太多的时间，这里就需要用到 excel来使我们的周例**更加高效。
（excel版**议资料范例）
所需准备**议资料的时间较少。该表可作为日常的任务拆解表，在每次开周例**前，只需要更新一下这个表的进度即可。可以尽可能地减少**议准备时间，释放更多的时间用于团队成员完成工作上。
便于汇总总结。**后总结是对我们本次周例**的最终汇总，也**作为leader参加自己层级**议的准备材料使用。可以明显看出，统一的 excel 表格是最便捷的汇总方式。
我们综合来看一看，对于周例**，团队 leader最需要的是了解项目进展、修正不正确的步调和增进团队目标感。
团队成员最需要的是确认自己的方向和步调，用以协助自己高效完成任务；以及获得自己需要的协助。
由此可见，周例**沟通的核心内容是：任务及其拆解内容、每个任务的进展、当前遇到的问题及所需协助、最新信息同步以及再次重申目标。
一场高效的周例**在**议准备阶段、**议阶段和**后总结阶段都是同样高效的。
对于一个小团队，想要实现高效进行周例**，excel的周例**汇报方式是最为优秀的。
它清晰明了的进度展示是实现 leader掌控项目进度和了解成员所需协助的最好方式，也便于在需要调整和修正的时候快速修正。除此之外，还能减少**议的准备时间和总结时间。
总而言之，对于一个小团队而言，excel的周例**是最高效进行周例**的方式。
作者：蜂蜜乌龙茶；微信公众号：产品旅程
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