战略投资人王建硕：百姓网内部总结的高效开会法则

时间: 2021-07-30 11:56:03 人气: 11 评论: 0

在本文中，王建硕先生详细聊了聊百姓网内部摸索出来的高效开**法则，值得你花时间看一看。多说一句，百姓网内部员工仅有158人，而对比同行58同城与赶集网在未合并前，58同城的员工接近1.5万人，赶集网员工近5000人。此外，百姓网挂牌新三板一年，公司市值近53亿人民币。

**议的目的

一个公司的创造过程基本上可分为两种基本形式：

其一，一个人的独自思考，独自工作；
其二，两个或以上的人共同思考，共同工作。

鉴于后者的成本高于前者，所以更加需要规范保证其高效。在讨论正式**议之前必须明确，我们认可一类**议是随机发生的。这种**议我们之前从来都没有意识到：

有些人在阳台或者楼梯间抽**的时候随机地聊一聊；
相邻座位的人互相问一个简单的问题；
每天晚上大家一起出去聚餐席间的闲聊；
公司**助的各种体育活动，或者早餐晚餐中的对话；
…….

所有这些**议我们不做要求，我们非常地鼓励这样的沟通。这样的非正式的、个人对个人的沟通效率远高于正式的**议。它们对于建立信任、相互理解的作用也远远**过正式的**议。

公司里常说的：「座位表远重要过组织架构表。」这并不是一句玩笑话。坐得近的人这样的非正式的沟通远**过坐得远的人。对于这种非正式沟通的认可和鼓励是我们这个组织非常鲜明的个性。

而本文所着重讲述的是另外一个大类的**议的组织形式：正式**议。对于正式**议的组织，根据我们的经验，在**议开始前需要明确下面五个方面的内容：

目的
限制条件
议程
**前准备
角色

接下来，我**详细分享这五个方面的内容。

目的，所有的**议都需要有一个明确的目的。我理解你**觉得有些**议的目的比较难定，但我们要求，所有的**议必须要有目的。

**议目的基本上规定了**议的类型。如果实在没有办法确定，如下是一些备选的**议类型。当你选择了一个**议类型之后，在这些类型的基础上再加上一些定语就很容易形成一个**议的目的。

决定**议。这是最主要的**议类型，这类**议是需要做决定的。决议**议必须明确角色，谁是做决定的那个／那些人。不见得是层级最高的，但一定要在开**之前明确。
这种类型的**前工作很重要。最好是有材料支持大多数参与者在**前可以做出决定，然后在**上讨论，而不是当场做个体的决定。决定**议是阐述个人决定并且团队达成一致的过程而不是个人决定的过程。
Workshop（研讨**）。Workshop的类型是一定要有练习的，没有练习或者小组实战的，或者没有期待大家齐心合力解决问题的，就叫培训好了，不要叫Workshop。
培训。这个简单，列出明确的培训目标，越实在越好。哪怕培训目标是知道「公司有三个**议室并且可以说出名称」也是比没有目标要好的。
Pizza**。英文把这个**议叫做「brown bag」，原来的意思就是一种每个人自己带饭的午餐**，**议的主题就是分享任何大家愿意分享的，无论是自己组上线的新东西，还是刚刚休假去的一个美丽的海岛，或是如何带孩子，什么都可以。

要求就是不可以有任何的决定，没有任何的必须参加的人员，完全是一种信息分享。百姓网的Pizza**议规定必须是中午12点到13点。Pizza **议**提供2个Piazza，对吃饭的种类和剂量没有要求就来分享Pizza，有要求的就自己带饭。

1:1。团队成员和直属经理对于职业发展、工作难题的私人的**议。这种**议公司倡导的方向是关注个人发展而非项目或者目标。项目与目标自然有其他类型的**议来承担。
群英**。跨团队协作的2个小时的**议。这类**议不可以多一分钟也不可以少一分钟，一种增强团队间信任和信息共享的**议形式。
记者招待**。这是当一个团队对于另外一个团队有明显和集中的问题的时候可发起的一种**议。这种**议通常是邀请相关团队最有发言权的一个人（常常是另外一个团队的负责人）参加，由本团队成员直接无拘束地提问，嘉宾进行回答的一种**议类型。

**议的限制条件

限制条件这是比**议目的更强有力的一个约束条件。

**议只有在限制条件达到的前提下，再考虑**议目的达成，这才能算是一个成功的**议。限制条件可以由发起人随意设置，任何发起人认为必须设置的边界都可以被列为限制条件。

如下是我们常用的限制条件：

（1）时间

通常每个**议必须有一个限制条件就是时间。常用的有30分钟、60分钟、120分钟三种选择。若是**时，无论目的是否达成都可以判定**议失败（在百姓网特定的**议失败组织者需要向参**者群发红包）。

（2）讨论规范

根据不同的**议类型，你可以从如下的规范中选取适用的：

同时只能有一个对话，一个时间只能一个人讲话；
一次抽象原则；
讨论不可以涉及某个话题（视具体情况而定），**过即被判为越界；
必须有结论，必须有明确的下一步；
不进入具体讨论，仅仅对最大的方向达成共识；
最终一定要有定稿，大家全票通过的放进阶结论，其他不能达成全员通过的则放弃。
未完待续，只要是**议组织者认为帮助**议更好的进行的规则都可以写到限制条件里面去。

总结一下，限制条件是**议成功的必要条件，结局只**有达到和失败两种状态。当限制条件失败后**议就失败了，而不论目的是否达到。所以从这个角度来说，限制条件是比目的更加强的一个约束。

**议的议程

一般议程是把30分钟、60分钟，或者两个小时的**议时间按照讨论的合理逻辑进行划分。时间本来就是如流水一样连续的东西，上一分钟和下一分钟没有区别，但**因为议程的存在而让时间有了一些分割线。

而这些分割线把时间无中生有地划分为不同的主题，从而把参**者的注意力协调一致地分割成了整齐划一的阶段。

**议的议程必须在开**前确认，有助于组织者以上帝的视野来通观全局，决定什么议题应该花费多少时间。

典型的**议议程包括如下内容：

明确**议目标限制条件以及**议议程。这个部分通常需要5分钟。千万不要试图把这部分压缩到少于5分钟，因为你需要重审**议目的、限制条件，还有对什么时间我们期待某个角色做什么事情的阐述，这些对于**议的成功与否起着决定性的作用。按照经验，除非你有特别的能力，否则准备5分钟来做这件事情总归是没错的。
讨论议题陈述。让最熟悉讨论的议题的人来进行议题陈述。这个陈述应该在**议之前的阅读材料中，就让大多数人从自己的角度有所了解。现场的陈述可以帮助大家获得一致的背景资料用来帮助大家讨论。经验之谈，这部分不应该**过5分钟。
讨论。这部分是自由讨论时间。对于5个人的自由讨论时间应该控制在15分钟到20分钟之间，根据参与讨论的人员数量还可以有所增减。这是最关键的部分，如果时间允许可以适当延长。
结论和确定下一步行动。这部分也被纳入模板，是没有更好的理由则不可改变的部分。在**议结束的时候一定需要5分钟来确认下一步的工作，负责人以及截止时间。同时与**者要在下一次同种类**议前画10分钟进行上一次**议的回顾。

一个可选的环节是5分钟的对于**议本身的回顾：

如何可以把类似的**议开得更加高效？
什么是做得好需要继续保持的？
什么是做得不好需要改进的？

这属于**议本身挖坟的一部分，若有时间，且**议刚刚开启的时候可以加入。

如上是一个大纲，**议组织者需要在开始之前把**议的议程发出并陈述。如果在陈述的过程中收集到任何可以改动议程的建议，那是非常得体且珍贵的。没有比确认议程更加能够系统性地提高**议效率的事情了。

**前准备

有一些**议，可以通过**前准备的方式令**议更加高效。**前准备包括：

阅读材料。有的时候一篇论文、一篇管理学的论述、一些背景资料或一些报表，都可以帮助与**者提前获得类似的视野，从而节省**议的时间。基于文本的对话是很多的机构证明过行之有效的讨论方式。基于一个（哪怕是错误的）文本的讨论，更容易让大家对于基本概念达成一致，不至于离题过远，或花费宝贵的**议时间来达成概念和定义上的一致。
议题和材料。若有动议，建议把动议和支持材料**前发出，以便于参**者在参**之前就可以根据材料做出同意或反对的决定。如此，**议的讨论环节**更加高效。
其他功课。还有任何其他的功课，比如了解某话题的具体细节，某人提前对于某种状况的总结和陈述等，都可以在**前提出。

**前准备的基本理念是，通过少数人，或全部参**者**前的准备，可以大幅减少开**中的时间损耗，从而提高参**效率。

为了强制**前准备，我们常用的办法是在正式**议中加入3分钟的考试环节。虽然现在还没有公司级别的惩罚措施，但是考试环节的确极大地促进了**前准备的完成率。

**议的角色

角色，这也是要在**议筹划中必须体现规划的。

若没有任何的规划，**议的所有参与者都**像参加所有的**议一样安静舒适地窝在**议室的一角，看似勤奋实则是一个休息的好时机。我们对这种现象坚决说不。通过角色的设定，可以让每个人紧张起来。如下是百姓网历史上常用的角色：

主持人（必须）。主持人正常情况下就是发起者。主持人的角色是明确**议目标、限制条件、议程和角色（就是**议的前5分钟的工作），在讨论的时候确保讨论按照**议的限制条件、角色和目标进行。主持人可以不参与讨论，只有当讨论跑偏的时候才需要干预。
此外，主持人还有一个最重要的角色就是严格按照议程的时间来组织讨论，并在每个部分的一半时间，还有3分钟，和时间到的时候给出提示。刚开始开**的时候一定**出现时间不够的情况，这时建议严格按照时间结束。这是在用一两个**议的失败为代价，推动整个组织向更好的议程安排、更好的**议准备、更加高效的讨论方向前进。
动议者（可选）。大多数的**议，尤其是决策**议，需要一个动议者。这个动议者负责提供动议以及支撑的资料。对于决策**议，决策人的任务根本上就是给出同意或者反对二选一的选择而不需要给出更多的结论。
参与者／决策者（必须）。若需要一个人或者多个人决策，则要明确地在**议的邀请中指出。若是没有，则是所有参与者共同决策。**议召集者需要明确决策的流程（全票还是多数，还是2/3等），确保在后者的情况下进行决策更高效。
旁观席（可选）。旁观席的作用是为了培训和传承。为了**议的效率，旁观席的要求是，从**议开始到结束，旁观席必须如壁纸一样的安静。只有听的权利没有发出任何声响的权利。旁观席的设立是为了让相关团队成员熟悉决策流程，获取信息，准备下一次参与**议的培训环节。旁观席的设立保证了组织的传承，当旁观一定次数之后可以考虑在**议组织者的安排下正式参与**议。
记录员（必须）。记录员负责做**议记录，并且在**议的当天（百姓网规定是**议发生日的24:00之前，**过24:00的情况需要向与**者发不少于100块的红包。）向与**者发出**议记录且在Tower系统中归档**议记录。
计时员（可选）。在**议时间敏感的情况下可以指定计时员。通过把主持人的一部分工作外包，可以让主持人专注在内容上，同时提高参**者的参与度。