如何提高团队的沟通效率？

时间: 2021-07-30 09:50:06 人气: 7 评论: 0

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文章重点介绍导致团队沟通不畅的一些最常见的原因，以及相应的解决对策，来看看要如何才能提高团队的沟通效率。

团队沟通是团队合作的基础，但是，对于很多团队来说，成员可能**因为各种各样的原因使得彼此的沟通出现障碍，拉低团队整体的工作效率。特别是团队逐渐扩大的时候，这个问题**越来越严重。

该怎么办呢？

首先，你要找到问题的根源。当你觉得团队的沟通不畅的时候，一定要先弄清楚哪里出现了问题以及问题发生的原因。一开始做评估时，或许你可以很快找到问题在哪。不过，大多数情况下，你得经过认真反省并观察团队的状况，再对整个过程进行全面评估后，才能发现它。

接下来，我**重点介绍导致团队沟通不畅的一些最常见的原因，你可以对照着检查自己的团队出现了哪些问题。只有明确了问题之后，你才能解决问题。在每一个导致团队沟通不畅的原因后面，我还补充了一些建议。

不过，要先说明的是，这些建议只是一些想法与原则，而不是成功的关键。要知道每个团队都是不同的，所以可能这些建议对某些团队有用，对其他团队就不适用了。（不好意思，现实就是这么残酷！）

原因1：你自身的问题

这是最难评估到的一点！你要花时间思考一下自己在团队中的角色，多想想你的言行是如何影响团队沟通的，在团队中你是否扮演了关键的角色。

在这一点上，你可以想想自己的性格和沟通风格（必要时可以借助MBTI指标或者DiSC测评）：你是否擅于倾听？你擅长推进团队的讨论吗？你构建了怎样的团队氛围？

如果你发现很难做自我评估，那就去寻求外援吧。比如：找团队以外的“中立人”，像专业的教练、心理学家或者顾问。

解决办法：如果你发现自己可能是导致沟通问题的原因，并且准备好承认这些，那就赶紧行动起来吧！

想办法在团队中做出改变需要下苦功夫，其中一些可行的策略有：培养你的管理技能、培养你的沟通技巧、培养你的倾听技巧。

原因2：团队的问题

有时候团队沟通仅仅是团队问题的冰山一角，在这个问题下面可能还藏着团队凝聚力不足、团队文化氛围差或者团队协作不统一等大问题。虽然团队管理及相关话题又是另一个领域，但在这里我们可以谈几个让团队高效运转的关键因素：成员有共同的目标，彼此互相信任，对自身能力有信心，对集体有认同感。

这些被称为“团队情商”，所以，一个“问题团队”至少**缺少一种或几种上述因素。

解决办法：有些人**说你是没办法强迫一个团队合作的，让一个“问题团队”转变成一个高效团队确实不容易，但是我们可以促进这个过程。如果可以的话，从思考你是否选对了人开始。通常来说，人们是否能友好合作取决于人际关系如何。

当然，你也要考虑团队发展的其他重要因素，比如：清晰的团队目标，评估过程的指标，团队培训，团队决策权，激励机制和开放的团队文化。

原因3：团队远程沟通问题

一般来说，一个团队**在同一栋大楼甚至是同一个办公室中工作。但现在，很多面对面工作的团队已经变成了远程协作团队——这种团队的成员在地理上比较分散，所以需要依靠技术进行通信。但是，随着远程工作和在家工作变得越来越普遍，远程沟通带来的挑战将**影响到团队的灵活运作。

比如下面几种常见的问题：

时区差异；
细小的误**最终演变成大问题；
缺乏足够的交流；
同样的，过度沟通导致信息过载；
技术上的小问题。

不过别担心，大部分问题是可以被解决的。你需要做的就是树立好的榜样，并且选择正确的方法和工具来帮助你的团队提升远程沟通效率。

解决方法：不同的问题有着不同的解决方法。

下面是一些我个人非常推荐的方法：

制定时间表、预算并且安排线下工作的时间。研究表明，为远程协作的团队安排一些线下工作时间（不需要太频繁）是一个很好的方法，这么做可以帮助统一目标并且让团队从发展阶段进化到成熟阶段。在大型长期的项目中，线下工作最好能有三次：开始、中途和结束阶段。
构建具有时区差异的工作流程。如果你的团队在不同的时区工作，花点时间想想怎么样跨时区交流。Office Ninjas为此提供了一些很好的建议：让成员都熟悉时区差异，设立“正式办公时间”。另外，别让电话沟通成为团队的负担，统一团队成员的工作日历表，少安排一点**议，多用短讯。
选好沟通的渠道，定好沟通频率。定出团队远程沟通中要遵守的规则（沟通指南），理想情况下，把这些记录下来，这样每个人都可以再次查阅，而且新加入的成员也可以浏览。在这些沟通指南中，请说明团队要用哪一种沟通渠道。更重要的是，明确哪一种是用来紧急通信（比如电话），哪一种是用来实时／非实时的通信交流（例如：邮件、群聊）。

下图是一个实际的例子：

原因4：团队的文化壁垒

你的成员是否来自世界各地／拥有不同的文化背景呢？

如果是的话那就太棒了！在工作场合，文化多样性好处多多。然而，你需要确保语言与文化差异不**成为有效沟通的阻碍。

文化差异可能**给交流沟通带来各种各样的挑战。比如：不同文化背景的人可能**对职场礼仪及公司文化持有不同的见解，人们可能不那么容易各抒己见，尤其是在团队成员来自公司不同领导层的情况下。

除此之外，文化偏见和刻板印象可能**阻碍团队的整体协作以及成员间的交流，更别说语言上的误解和错误信息传达了。如果上述问题让你回想起了你在工作场合所面临的沟通情景，不必烦恼。作为leader，你可以采取一些措施来克服这些问题。

解决方案：聆听是一个可以确保多元化团队提升沟通效率的绝佳方法，当你把重要的事情，比如：任务的规范，传达给团队成员沟时，让他们给你实时反馈。理想情况下，这种反馈最好是通过书写的形式，这样你们就可以在继续执行前一起回顾反馈的内容。

另一个有效避免多元化团队沟通问题的方法是：为团队成员提供文化感知度和敏感性的培训，要注意这样的培训是要涉及到所有人的，包括少数民族群体以及大多数民族群体。教授每个人什么是文化的差异以及团队合作与沟通的细微差别，这样可以帮助团队进行更有效的沟通。

还有一个十分简单而又实用的方法是，避免团队沟通中使用文化特有的术语和俚语，这些术语和俚语**疏远团队中听不懂这些特殊用词的人。这些细微的差别是很容易被领导者忽视的，尤其是当你还没理清如何管理一个多元化团队的时候，但一点点努力其实就可以带来很大的改善。

原因5：提供／接收反馈的问题

反馈是团队沟通的一个重要组成部分，如果你在团队中担任管理职务，你就有责任给与团队反馈，包括表扬和建设性批评。即使你不是领导或者管理者，你也可以给团队其他成员（甚至是管理者！）提供有用的反馈。

所以要点就是确保有人在团队中提出反馈／得到反馈，然而，这也不是那么简单的事情。在给出／接收反馈中有很多微妙差别，而这些微妙的差别可能影响沟通。

尽管反馈是不可或缺的，但给与方或者接收方仍然**对此感到别扭，尤其是批评性反馈。反馈的给与方很容易表现出攻击性，而接收方就**很容易抗拒反馈。这种情况下，反馈就没有真正被接收。

另一种常见的情况就是缺乏细节或者示例，当反馈太笼统或者不够具体时就很难被接受，更别说因此改进了。当你给与和接收反馈的时候一定要记住——当你觉得反馈太笼统时，可以随时询问更多详细信息。

解决方法：一旦你弄清楚团队的反馈机制哪里出了问题，就马上解决它。

下面是一些可以帮助你给与反馈的方法：

注意你给与反馈的环境，一个私人并且温和的环境**让反馈的双方都更舒适。
你的反馈要详细并且最好有客观数据，如果是你收到了反馈，大胆去询问你需要的细节和例子。
交流反馈时可以想出一个改进的计划，这可以帮助落实要点，同时有助于双方设立改进的期望值。
另外，一定要确保反馈的接收方听到了所说的内容，不论反馈是书面的还是口头的，要是觉得太繁琐，那就关注事情的后续，必要时再提一提也可以。

那么关于接收方呢？

下面是一些关于接收反馈的建议：

尝试着不要太古板，没有人是完美的！你其实是幸运的，因为你的团队成员或者管理者**关注你的工作并且希望你改进。
承认你的错误！当你犯错时或者当你发现你还有成长的空间时，承认错误**让整体氛围不那么紧张，并且还能表现出你能认识自我同时还很诚实。
假如你不太清楚如何提升自己，去问问别人。在思考如何提升自己的时候，不一定只能是一个人。通常来说，别人不**想要插手这种细节的事情，但是听一些实用的忠告也是很有用的。