时间: 2021-07-30 10:06:36 人气: 17 评论: 0
[核心提示] 电子邮件是创业团队、互联网公司最常用的沟通方式，但其沟通效果到底如何?有什么禁忌技巧，你是否真的了解?如何通过有效的电子邮件，确保沟通达到预期效果呢?
电子邮件是现在创业团队以及互联网公司最常用的沟通方式。但是它的沟通效果到底如何?有什么禁忌和技巧，你又是否真的了解了?如何做到有效沟通，如何通过发送有效的电子邮件，确保你的沟通达到预期呢?
要想有效沟通，我们不妨先看看，到底什么是沟通，它的基本模型是怎样的?
「沟通」的定义：人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。
它的前半段看起来很像电视的工作方式，电视台发送编码信号，电视天线接受信号，通过将信号从噪声当中的剥离以及放大器的解码，最终在电视上显示画面。而我们从来不说，你跟电视做沟通，是因为它缺少了后半段这个必需的过程，也就是确认收到信息。
发邮件并不是沟通，除非对方有回复，否则就只是「EDM」。
在工作中发送邮件，总是默认对方能够及时并真的能够收到还理解我们的邮件，而事实往往不是这样。
有效对付沟通噪声——距离
最好的邮件就是不发邮件，因为邮件拉长了沟通的距离，而距离是沟通最大的「噪声」。「距离」可以理解成物理的，也可以理解成链条的。
物理距离可能是真的站得比较远，而导致现实的声音传递有误，最终沟通失败。也可能是因为灵活的办公制度，使一些原本可以面对面的沟通，变成了电话或电子邮件的沟通。
紧密型集中办公显然有助于缓解这一问题。你写**长邮件的事情，可能一句话就能表达清楚，因为团队成员时刻和你保持着信息同步，你的沟通只需要每次做「增量更新」。
这时最准确的作法是，跟对方沟通到一个阶段以后，新拟一封邮件，花时间介绍背景和已有交流成果。一次只抄送一个人，并相互介绍对方，委派这个人继续分发任务给团队内部(如有)，然后始终汇总信息并与外部人员沟通。让外部人员尽量只跟我们一个员工沟通一件事，如果跟自己没关系，也可以直接表明后面的邮件不用抄送自己。因为外部沟通不同于内部沟通，对方很可能不了解这边人员的具体职责，而多抄送或漏抄送，最终带来沟通失效。
规划沟通最重要的工作就是，确定和限定谁应该与谁沟通，以及谁将接受何种信息。
了解沟通方法的分类
因为不同的沟通需求，我们需要不同的沟通方式。
交互式沟通：这指的是沟通的双方或者多方之间进行多向信息交换。目的是确保全体参与者对某一话题达成公识的最有效的方法，包括**谈、电话**议、视频**议等。
这一类的沟通方式号称效果具佳，但其实损失也越多。一个人开2个小时的**，则损失2个小时的产能，如如果10个人都参加了这个**，就损失了20个小时的工作绩效。同时确保这10个人的同时出席或空闲，可能还有更多成本。所以关于团队内部的一些分享**，除非它真的值得，否则它就只是在浪费宝贵的时间。
推式沟通：也就是平级沟通当中最常提到的[Push!Push!]。是信息发送给了解信息的特定接收方。这种方法能确保信息发布，但目标确保信息到达目标受众，或信息已被目标所理解。推式沟通包括了，上面提到的电子邮件以及书信、备忘录、报告、传真、**留言、短信、微信、新闻稿等。
上面已提过，这种沟通的方式，不能算是完整的「沟通」行为。除非你能够确切得到对方理解后的反馈或成果，沟通才算完成。但，你其实当你采用推式沟通时，你并未想和每个人都「完成这次沟通」，比如，你发公告号召一个活动，只有最终响应了你的才能算是沟通，但你也并没有在期望每一个人都回复。可见，这种沟通方式的保险系数没有「交互式沟通」的高，但如果你的对方都采用「推式沟通」，那其实你只要从言谈中了解对方的理解程度和反馈，那它也就是一个成功的「交互式沟通」了。
拉式沟通：在信息量很大或受众很多的情况下使用。它要求接收方自主自行地获取信息内容。包括企业内网、电子在线课程、知识库等。
其实除了概念中的这些信息，前面提到的给新人「单向沟通」中提到的规章制度以及组织机构图、业务分布与介绍这些，都应该属于拉式沟通的一部分。一定要确保你的团队成员，在需要知道这些信息的时候，有一个固定的地方与流程迅速获取到。前往不要饶恕一个把拉式信息发邮件的讨厌鬼，他是在浪费所有人的效率。
做一个邮件终结者
已经到了你下班约**的时间，iPhone 还持续推送了 48 封邮件的团队是不可饶恕的。沟通的目的是确认沟通信息大家已经知道，并采取了有效行动，而不是一味的增加邮件的未读数字。这种情况，你需要做一个邮件终结者，立即采用以下几种解决方案。
2、一个 48 封但来回都是同一个事情的 N 种作法时，他们显然是应该是头脑风暴的阶段，且他们快速回复证明了他们基本在线，你应该立刻将他们组织进即时聊天工具继续讨论。
3、一个 48 封邮件往来，每个人都是在「贡献」某种内容的时候，你应该立刻指派一个人做为「投件箱」，所有人直接向它投递，并由他统一汇总整理。
4、一个 48 封邮件往来，大家都在围绕一个主题讨论，其中最重要的讨论是因为其中两个人因为风格、习惯或关切点不同而导致的争论，应该立刻要求他们私下讨论。
5、一个 48 封邮件往来，其中规律是主题——讨论——询问主题——接着讨论。这显然是跟大家都可能相关的信息，因为沟通链条的变长，而出现了信息损耗。正确的方法应该采用拉式沟通，在一个特定的地方公布信息，发布的信息始终能够「置顶」，将所有相关人人一次性导到新地方，在下面接着讨论。
6、一个 48 封邮件往来，在讨论某个可交付成果的 N 种问题，立即核实相关活动进度安排，如果可能拖延则必须采取行动。而如果离成果交付还有时间，而现在大家在畅想可能性，再必须强调原来的需求范围，并新建一个邮件基于新的可能另做讨论。
当然，你不用真的见到了 48 封才采取行动。同时，真正有用的信息都应该被你整理和提炼出来，在极客公园之前发布过的《彻底清空你的收件箱》 里我们可以看到，邮件里面的所有信息都应该有一个归属地：项目文件夹、待办清单、流程表、地址簿、浏览器书签。如果不是这几类，显然有人把信息放错了地方。对于这点，在我们稍后的文章里为大家有详细介绍，这里不再重述。
